Logiciel de suivi des comptes clients et fournisseurs
Si vous feuilletez des registres pour savoir qui vous doit combien, la vraie perte n'est pas l'argent mais le temps. Quand le compte de tiers fonctionne lié à la facture, la créance, l'échéance et l'encaissement se mettent en place d'eux-mêmes — vous n'avez plus qu'à voir qui contacter et quand.
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi des comptes clients et fournisseurs ?
Un logiciel de suivi des comptes clients et fournisseurs tient, compte par compte, la relation de créances et de dettes avec les clients et les fournisseurs. Une facture émise augmente la dette du compte, un encaissement la réduit ; le solde, le montant échu et l'historique des mouvements de chaque compte sont visibles instantanément. Comme la caisse, la banque et les paiements sont tenus au même endroit, le solde et l'argent en caisse concordent.
Comment ça marche ?
Fiche de compte
Le client ou le fournisseur est défini une seule fois : informations fiscales, adresse, échéance et, le cas échéant, une limite. La même fiche sert aux ventes, aux achats et à la comptabilité.
Le document fait bouger le compte
La facture de vente enregistre la créance, la facture d'achat la dette. Inutile de l'enregistrer ailleurs ; le document est déjà l'enregistrement lui-même.
Encaissements et paiements
Les saisies en espèces, par banque ou par chèque/effet de commerce sont portées au compte, et la contrepartie est créée dans le compte de caisse ou de banque.
Relevé et rapprochement
Le relevé de compte est édité sur une période et rapproché avec l'autre partie ; le rapprochement avec les mouvements bancaires se fait depuis le même écran.
Que contient le logiciel ?
Créances et dettes sur un seul écran
Clients et fournisseurs partagent la même structure de compte. Si une entreprise est à la fois acheteur et vendeur, son solde net s'affiche.
Suivi des échéances
Les montants arrivant à échéance et les montants échus sont listés séparément. Que le logiciel vous dise qui appeler est plus rapide que de dresser la liste à la main.
Caisse et banque
Mouvements de caisse, comptes bancaires et paiements dans le même système. Le lien entre le solde du compte et l'argent en caisse ne se rompt pas.
Rapprochement bancaire
Les mouvements bancaires sont rapprochés des enregistrements du système ; les éléments non rapprochés restent dans une liste, et l'écart recherché en fin de mois apparaît ici.
Relevé de compte
La liste des mouvements de chaque compte est éditée sur une période et exportée ; la lettre de confirmation de solde à envoyer au client sort d'ici.
Dans le même système que la facturation
Le suivi des comptes n'est pas un programme à part. Ventes, achats, stock et comptabilité étant dans la même base de données, le travail de transfert et de rapprochement disparaît.
Pour qui ?
Entreprises qui vendent à crédit
La balance âgée des créances et le suivi des échéances rattachent les encaissements au calendrier.
Entreprises travaillant avec de nombreux fournisseurs
Le côté dettes a la même structure ; le plan de paiement et le besoin de trésorerie deviennent visibles.
Entreprises qui tiennent leur comptabilité en interne
Quand comptes, caisse, banque et comptabilité sont au même endroit, les données transmises à l'expert-comptable sont elles aussi cohérentes.
Questions fréquentes
Un logiciel de suivi des comptes clients et fournisseurs, est-ce la même chose qu'un logiciel de pré-comptabilité ?
Le suivi des comptes fait partie de la pré-comptabilité. La pré-comptabilité couvre ensemble la facturation, le stock, la caisse et les comptes ; le suivi des comptes en est le côté créances-dettes. Dans SmartERP, les deux sont déjà dans le même système.
Comment voir les créances échues ?
Dans la balance âgée : quelle part de chaque compte est dans les délais, quelle part est en retard et depuis combien de jours — ligne par ligne. Vous menez vos appels de recouvrement à partir de cette liste.
Y a-t-il un suivi des chèques et des effets de commerce ?
Les chèques et effets sont saisis dans les enregistrements d'encaissement et de paiement et se reflètent dans le solde du compte. Le suivi de portefeuille se discute selon l'étendue de votre besoin ; dites-nous ce que vous attendez, nous vous donnerons une réponse claire.
Puis-je importer mon relevé bancaire dans le système ?
Les mouvements bancaires sont importés dans le système et rapprochés des enregistrements existants ; les éléments non rapprochés restent dans une liste séparée. Dites-nous avec quelle banque vous travaillez, nous mettrons en place le format d'import en conséquence.
Une entreprise est à la fois mon client et mon fournisseur — que se passe-t-il ?
Les mouvements de créance et de dette figurent sur la même fiche de compte, et le solde net s'affiche. Lorsque vous faites une compensation, l'enregistrement reste au même endroit.
Puis-je travailler avec plusieurs devises ?
Le module financier gère plusieurs devises ; les écarts de change sont enregistrés. Nous définissons les devises avec lesquelles vous travaillez lors de la mise en place.
Puis-je reprendre mes soldes de comptes existants ?
Les fiches de compte et les soldes d'ouverture sont chargés depuis un fichier. Montrez-nous le format des données et nous vous dirons combien de temps prendra la reprise.
Combien d'utilisateurs peuvent travailler en même temps ?
Le nombre d'utilisateurs est fixé par la licence ; nous n'imposons pas de limite technique. Dites-nous combien de personnes l'utiliseront et nous établirons le prix en conséquence.
Puis-je voir les encaissements et paiements des semaines à venir ?
Chaque lundi à 07:00, les encaissements et paiements des 4 semaines suivantes sont déduits des factures ouvertes et des échéances de chèques/effets, et une seule notification est envoyée aux responsables. La semaine où les paiements dépassent les encaissements est nommée, les éléments ouverts échus sont indiqués à part ; les devises ne sont pas additionnées entre elles.
Combien coûte un logiciel de suivi des comptes clients et fournisseurs ?
Les modules ne sont pas vendus séparément ; le prix dépend du nombre d'utilisateurs et du mode de déploiement. Comptes, caisse, banque, facturation et stock sont dans le même pack.
À partir de: $25 / mois HT TTC $30 / mois
| Offre | Prix (HT) |
|---|---|
| SmartERP Base de données partagée Par utilisateur · utilisateurs supplémentaires à -50 % | $25 / mois $250 / an TTC $30 / mois |
| SmartERP Base de données dédiée Par utilisateur · utilisateurs supplémentaires à -50 % | $30 / mois $300 / an TTC $36 / mois |
Toutes les offres et les prix à jour figurent sur la page d'achat. Les prix peuvent changer ; le montant affiché au paiement fait foi.
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Suivez vos créances à l'écran, pas sur une liste
Dites-nous combien de comptes vous avez et comment vous suivez les encaissements aujourd'hui ; nous vous enverrons par écrit, sous 24 heures, le déroulement de la mise en place.
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