Programa de cuentas por cobrar y pagar
Si revisa libros para saber quién le debe cuánto, la verdadera pérdida no es el dinero sino el tiempo. Cuando la cuenta corriente funciona ligada a la factura, el crédito, el vencimiento y el cobro se colocan solos en su sitio — usted solo mira a quién acudir y cuándo.
¿Qué es un programa de cuentas por cobrar y pagar?
Un programa de cuentas por cobrar y pagar lleva, cuenta por cuenta, la relación de cobros y deudas con clientes y proveedores. La factura emitida aumenta la deuda de la cuenta y el cobro recibido la reduce; el saldo, el importe vencido y el historial de movimientos de cada cuenta se ven al instante. Como la caja, el banco y los pagos se llevan en el mismo lugar, el saldo y el dinero en caja cuadran.
¿Cómo funciona?
Ficha de cuenta
El cliente o el proveedor se define una sola vez: datos fiscales, dirección, plazo de pago y, si lo hay, un límite. La misma ficha se usa en ventas, compras y contabilidad.
El documento mueve la cuenta
La factura de venta registra el cobro pendiente y la de compra, la deuda. No hace falta registrarlo en otro sitio; el documento ya es el propio registro.
Cobros y pagos
Las entradas en efectivo, por banco o con cheque/pagaré se aplican a la cuenta y se genera su contrapartida en la cuenta de caja o banco.
Extracto y conciliación
El extracto de cuenta se obtiene por rango de fechas y se concilia con la otra parte; el cruce con los movimientos bancarios se hace desde la misma pantalla.
¿Qué incluye el programa?
Cobros y deudas en una sola pantalla
Clientes y proveedores comparten la misma estructura de cuenta. Si una empresa es a la vez compradora y vendedora, se ve su saldo neto.
Control de vencimientos
Los importes que vencen y los ya vencidos se listan por separado. Que el programa le diga a quién llamar es más rápido que preparar la lista a mano.
Caja y banco
Movimientos de caja, cuentas bancarias y pagos en el mismo sistema. El vínculo entre el saldo de la cuenta y el dinero en caja no se rompe.
Conciliación bancaria
Los movimientos bancarios se cruzan con los registros del sistema; los que no casan quedan en una lista, y la diferencia que se busca a fin de mes aparece aquí.
Extracto de cuenta
El listado de movimientos de cada cuenta se obtiene por rango de fechas y se exporta; de aquí sale la carta de conformidad de saldo para enviar al cliente.
En el mismo sistema que la facturación
La cuenta corriente no es un programa aparte. Como ventas, compras, stock y contabilidad están en la misma base de datos, desaparece el trabajo de traspasar y cruzar datos.
¿Para quién es?
Empresas que venden a plazo
La antigüedad de saldos y el control de vencimientos ligan los cobros al calendario.
Empresas que trabajan con muchos proveedores
El lado de las deudas tiene la misma estructura; el plan de pagos y la necesidad de tesorería se hacen visibles.
Empresas que llevan la contabilidad en casa
Cuando cuentas, caja, banco y contabilidad están en un mismo lugar, los datos que llegan al asesor contable también son coherentes.
Preguntas frecuentes
¿Un programa de cuentas por cobrar y pagar es lo mismo que un programa de gestión contable básica?
El control de cuentas es una parte de la gestión contable básica. Esta abarca facturación, stock, caja y cuentas en conjunto; el control de cuentas es su lado de cobros y deudas. En SmartERP ambos ya están dentro del mismo sistema.
¿Cómo veo los cobros vencidos?
En el listado de antigüedad: cuánto de cada cuenta está en plazo, cuánto está vencido y cuántos días han pasado — partida por partida. Sus llamadas de cobro las hace a partir de esta lista.
¿Hay control de cheques y pagarés?
Los cheques y pagarés se introducen dentro de los registros de cobro y pago y se reflejan en el saldo de la cuenta. El seguimiento de cartera se habla según el alcance de su necesidad; díganos qué espera y le daremos una respuesta clara.
¿Puedo importar mi extracto bancario al sistema?
Los movimientos bancarios se importan al sistema y se cruzan con los registros existentes; los que no casan quedan en una lista aparte. Díganos con qué banco trabaja y configuraremos el formato de importación en consecuencia.
Una empresa es a la vez mi cliente y mi proveedor — ¿qué ocurre?
En la misma ficha de cuenta figuran tanto los movimientos de cobro como los de deuda, y se ve el saldo neto. Cuando hace una compensación, el registro queda en un solo lugar.
¿Puedo trabajar con varias monedas?
El módulo de finanzas incluye varias monedas; se registran los movimientos de diferencia de cambio. Definimos en la implantación las monedas con las que trabaja.
¿Puedo traspasar mis saldos de cuentas actuales?
Las fichas de cuenta y los saldos de apertura se cargan desde un archivo. Veamos el formato de los datos y le diremos cuánto tardará el traspaso.
¿Cuántos usuarios pueden trabajar a la vez?
El número de usuarios lo determina la licencia; no ponemos un límite técnico. Díganos cuántas personas lo usarán y le prepararemos el precio en función de ello.
¿Puedo ver los cobros y pagos de las próximas semanas?
Cada lunes a las 07:00 se obtienen, a partir de las facturas abiertas y los vencimientos de cheques/pagarés, los cobros y pagos de las 4 semanas siguientes, y se envía una única notificación a los responsables. La semana en que los pagos superan a los cobros se indica por su nombre y las partidas abiertas vencidas se señalan aparte; las monedas no se suman entre sí.
¿Cuánto cuesta un programa de cuentas por cobrar y pagar?
Los módulos no se venden por separado; el precio depende del número de usuarios y del tipo de implantación. Cuentas, caja, banco, facturación y stock vienen en el mismo paquete.
Desde: $25 / mes IVA no incluido IVA incluido $30 / mes
| Paquete | Precio (IVA no incluido) |
|---|---|
| SmartERP Base de datos compartida Por usuario · usuarios adicionales con un 50 % de descuento | $25 / mes $250 / año IVA incluido $30 / mes |
| SmartERP Base de datos dedicada Por usuario · usuarios adicionales con un 50 % de descuento | $30 / mes $300 / año IVA incluido $36 / mes |
Todos los paquetes y precios actuales están en la página de compra. Los precios pueden cambiar; vale el importe que ves en el pago.
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