Majukwaa ya Usimamizi wa Kazi: Yapi Yapo, Jinsi Kuchagua

Kundi hili lina maana gani?

"Jukwaa la usimamizi wa kazi" (work management platform) ni jina linalopewa programu zinazokusanya moduli ambazo zingeweza kununuliwa moja moja — uhusiano na wateja, miradi na kazi, rasilimali watu, huduma kwa wateja/usimamizi wa maombi, nyaraka — chini ya kiolesura kimoja na muundo mmoja wa data. Njia mbadala ni kununua bidhaa tofauti kwa kila kazi na kuandika miunganisho kati yake.

Bidhaa zinazofanya kazi katika eneo hili

Kwa mpangilio wa alfabeti, si orodha kamili, na haidai kupanga kwa ubora. Wigo na bei za sasa za kila bidhaa zinapaswa kuthibitishwa kutoka chanzo chake; hapa inaelezwa tu kwamba zipo katika eneo hili.

• Atlassian (Jira, Confluence) — miradi, ufuatiliaji wa kazi na nyaraka
• Asana — usimamizi wa kazi na miradi
• Bitrix24 — CRM, miradi na mawasiliano
• ClickUp — usimamizi wa kazi na miradi
• Cortex (ELPO Bilişim) — imeelezwa kando hapa chini
• HubSpot — CRM na michakato ya masoko/mauzo
• Microsoft — Dynamics 365 (CRM), Planner/Project (miradi), Microsoft 365 Copilot (tabaka la akili bandia); zimewekwa kama bidhaa tofauti
• monday.com — usimamizi wa kazi na miradi
• SAP — familia ya programu za biashara
• ServiceNow — usimamizi wa huduma na michakato
• Notion — nyaraka na ufuatiliaji wa kazi
• Odoo — kifurushi cha moduli za programu za biashara
• Oracle — familia ya programu za biashara
• Salesforce — CRM na bidhaa za wingu zilizounganishwa
• Zoho One — kifurushi jumuishi cha programu za biashara

ERP au jukwaa la usimamizi wa kazi?

Makundi haya mawili huchanganywa kila mara, na kutoelewana huku ndiko kunakopoteza pesa nyingi zaidi wakati wa kukusanya bei. Mpaka uko takriban hapa:

• Kiini cha ERP — daftari la uhasibu, hisa, ununuzi, uzalishaji, gharama. Yaani mahali ambapo bidhaa na pesa zinarekodiwa. Nchini Uturuki huongezwa e-Belge (nyaraka za kielektroniki) na utiifu wa kanuni.
• Kiini cha jukwaa la usimamizi wa kazi — uhusiano na mteja, nukuu ya bei, mradi na kazi, rasilimali watu, ombi la huduma. Yaani mahali ambapo kazi inaendelea.
• Eneo la pamoja: fedha. Yote mawili yana fedha, lakini si kitu kimoja. Katika ERP — jarida, mizania ya majaribio, uhasibu wa gharama; katika usimamizi wa kazi — ufuatiliaji wa makusanyo, mtiririko wa fedha, malipo ya hatua za kazi, idhini ya matumizi. Unapoomba bei haitoshi kuuliza "kuna fedha?" — inabidi uulize fedha zipi.

Bidhaa zinazofanya kazi upande wa ERP

Kwa mpangilio wa alfabeti, si orodha kamili, haidai kupanga kwa ubora:

• Logo, Mikro, Nebim, Netsis — bidhaa za ERP zilizoenea katika soko la Uturuki
• Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, Oracle NetSuite, SAP — bidhaa za kimataifa za ERP
• SmartERP (ELPO Bilişim) — bidhaa ya ERP ya ELPO

Ni ipi unayohitaji?

1. Ikiwa unaweka hisa, uzalishaji na daftari la uhasibu, hitaji lako la msingi ni ERP; jukwaa la usimamizi wa kazi halichukui nafasi yake.
2. Ikiwa shida yako kuu ni wateja, miradi, timu na huduma kwa wateja, ERP ni suluhisho la gharama kubwa na zito; jukwaa la usimamizi wa kazi linajibu moja kwa moja zaidi.
3. Ikiwa unahitaji yote mawili — kama ilivyo kwa kampuni nyingi — swali la kuuliza ni: data itatiririka vipi kati ya haya mawili? Yanaponunuliwa kutoka kwa wasambazaji wawili tofauti, huo ni mradi wa muunganisho; matengenezo yake, ulinganifu wa matoleo na nani anawajibika wakati wa hitilafu lazima vijadiliwe kando.

Jibu la ELPO kwa swali hili ni bidhaa mbili na jukwaa moja: kwa kiini cha ERP SmartERP, kwa upande wa mteja–mradi–rasilimali watu–huduma Cortex. Zote mbili zinaendeshwa kwenye jukwaa moja (ElpoCore), na e-Belge imejengwa ndani ya kila moja — ELPO Bilişim imo katika orodha rasmi ya waunganishaji binafsi ya GİB (mamlaka ya kodi ya Uturuki). Yaani kiungo kati ya bidhaa hizo mbili si muunganisho ulioandikwa baadaye; wala hakuna haja ya mkataba tofauti wa nyaraka za kielektroniki kati yake.

Mhimili halisi wa kulinganisha: wigo

Kuweka kampuni za kundi hili kando kwa kando kunaweza kupotosha, kwa sababu zinafanya kazi ileile kwa idadi tofauti ya bidhaa tenganishi. Kwa vitendo mahitaji ya taasisi kwa kawaida hukusanyika katika vichwa hivi vinne:

• Ufuatiliaji wa kazi / uundaji — eneo la kawaida la Jira
• Upangaji wa miradi — eneo la kawaida la MS Project
• Uhusiano na wateja (CRM) — eneo la Salesforce, Dynamics 365, HubSpot
• Rasilimali watu — hutatuliwa kwa bidhaa tofauti ya HR

Kwa wasambazaji wengi wakubwa, haya manne yanamaanisha bidhaa tofauti, leseni tofauti na mara nyingi muundo tofauti wa data; kiungo kati yake hujengwa kwa muunganisho. Kwa wale wanaotoa kifurushi jumuishi kuna kiolesura kimoja, lakini kina cha moduli hutofautiana. Unapoomba bei, swali la kuuliza ni: "Haya manne yanakuja katika bidhaa moja, au ni vipengele vinne tofauti?" Jibu huamua bei na pia kazi ya muunganisho.

Kwa kuwa ufungashaji wa sasa wa kila msambazaji unaweza kubadilika, thibitisha hili kwenye ukurasa wa bei wa kampuni yenyewe; hapa hatudai lolote kuhusu nani anatoa nini katika bidhaa moja.

Tabaka la akili bandia — kila mtu analo, lakini si kitu kimoja

Tangu 2024 kila msambazaji katika kundi hili ametangaza tabaka la akili bandia. Kwa majina ya bidhaa:

• Agentforce — Salesforce
• Atlassian Intelligence / Rovo — Atlassian
• ClickUp Brain — ClickUp
• Freddy AI — Freshworks
• Joule — SAP
• Microsoft 365 Copilot — Microsoft
• monday AI — monday.com
• Notion AI — Notion
• Now Assist — ServiceNow
• watsonx Orchestrate — IBM
• Zia — Zoho

Haya ni majina ya bidhaa yaliyotangazwa na kampuni zenyewe; kwa kuwa wigo na bei zake hubadilika haraka, thibitisha hali ya sasa kutoka vyanzo vyao. Hapa inaelezwa tu kwamba wana tabaka la aina hiyo — hakuna ulinganisho wa uwezo unaofanywa.

Tofauti halisi kati yao ni katika kiwango gani akili bandia inafanya kazi, na hilo ndilo swali la kuuliza unapolinganisha bei:

1. Kiwango cha kazi moja: hufupisha maandishi, huandika rasimu, hujaza sehemu. Ndicho kilichoenea zaidi.
2. Kiwango cha mchakato: huendesha mtiririko wa kazi mwanzo hadi mwisho, huomba idhini, hufuatilia.
3. Kiwango cha uongozi: huchanganya data ya idara mbalimbali, hufanya migongano ionekane, huweka mbele ya meneja jedwali la maamuzi.

Sokoni hakuna jina la kundi la bidhaa lililozoeleka la "AI COO" — lakini kazi yenyewe ipo, na kampuni kadhaa zinalenga kiwango hiki cha tatu hasa. Ni kwamba kila moja inatumia jina lake, kwa hiyo inabidi kuangalia si jina la kundi bali kiwango gani inachotekeleza.

Bidhaa zinazolenga kiwango cha tatu

Bidhaa zilizo hapa chini zimejiweka kama mawakala wanaoendesha si kazi moja moja bali kazi inayoenea katika programu nyingi. Tunasema "zimejiweka" kwa sababu hatukupima kina chake; thibitisha wigo kutoka vyanzo vyao.

• watsonx Orchestrate (IBM) — mawakala wanaoendesha kazi kati ya programu
• Agentforce (Salesforce) — mawakala wanaochukua hatua wenyewe
• AI Agents / Now Assist (ServiceNow) — mawakala wanaoendesha michakato mwanzo hadi mwisho
• Copilot Studio na mawakala wa Copilot (Microsoft) — mawakala wanaofanya kazi juu ya data ya Microsoft 365 na Dynamics
• Mawakala wa Joule (SAP) — mawakala wanaofanya kazi katika michakato ya biashara
• Illuminate (Workday) — mawakala katika michakato ya HR na fedha

Kwa hiyo swali si "je, kitu kama hiki kipo?" bali "kiwango hiki kinaonekanaje katika taasisi yenu". Tofauti kwa kawaida hujitokeza hapa: je, wakala anaona data ya bidhaa yake tu, au anaweza kusoma data ya CRM, miradi, HR na huduma kwa wakati mmoja? Ikiwa kazi hizo nne ziko katika bidhaa nne tofauti, kiwango cha tatu kina kina kadiri tu muunganisho unavyoruhusu.

Maswali ya kuuliza unapolinganisha

1. Data yako inahifadhiwa wapi? Tafuta katika mkataba nchi, kituo cha data na nani anawajibika kwa mujibu wa KVKK (sheria ya Uturuki ya ulinzi wa data binafsi).
2. Je, data ya mteja iko katika hifadhidata moja na wateja wengine? Utenganisho wa kiwango cha safu na hifadhidata tofauti ni vitu tofauti; vinaleta tofauti katika nakala rudufu, urejeshaji na maombi ya kufuta.
3. Je, moduli zinatozwa kila moja peke yake? Bei zinazoonekana "kila kitu kimejumuishwa" mara nyingi huwa za ngazi.
4. Je, e-Fatura (ankara ya kielektroniki ya Uturuki) na kanuni za ndani zimo ndani? Ikiwa unafanya kazi Uturuki, hii inaweza kumaanisha msambazaji tofauti na ankara tofauti.
5. Je, vipengele vya akili bandia vinafanya maamuzi au vinafanya maandalizi? Kwa upande wa ukaguzi na uwajibikaji tofauti hii ni muhimu.
6. Je, inaonekana nani alibadilisha nini? Tafuta kumbukumbu ya mabadiliko kwa kila rekodi.
7. Gharama ya kuondoka ni ipi? Je, inawezekana kuhamisha data yako nje, na kwa muundo gani?

Cortex iko wapi katika picha hii?

Nafasi ya Cortex ni kwamba inakusanya vichwa vinne vilivyotajwa hapo juu — ufuatiliaji wa kazi, upangaji wa miradi, CRM na HR — chini ya bidhaa moja na muundo mmoja wa data; zaidi ya hayo, ITSM na BPMN pia hufanya kazi katika kiolesura hichohicho. Hapa ndipo kina cha kiwango cha tatu kinapoamuliwa: wakala hasomi data ya moduli moja tu, bali ya zote kwa wakati mmoja.

Cortex inafanya nini katika kiwango cha uongozi?

• Ubongo wa Uongozi (mratibu). Tabaka la juu linaloratibu wasaidizi wengine wote wa akili bandia — kinachosimamiwa si mawakala mmoja mmoja, bali mgawanyo wa kazi kati yao.
• Muhtasari wa asubuhi wa CEO. Picha ya siku kutoka kwa data iliyokusanyika usiku; suala lipi limesonga mbele, lipi limekwama.
• Foleni ya maamuzi. Vipengele vilivyopangwa mbele ya meneja kama "maamuzi yanayosubiri", vikiwa na sababu na chaguzi zilizoandaliwa. Wakala huandaa, uamuzi hufanywa na binadamu.
• Msimamizi wa ufuatiliaji. Haachi uamuzi uliofanywa; hufuatilia nani atafanya nini na hadi lini, na hufanya mkengeuko uonekane.
• Mtiririko wa kuweka mwelekeo. Mameneja waliochaguliwa na CEO hupokea maswali matatu — nini kinapaswa kubadilika robo hii ya mwaka katika kitengo chako, nini tuache, mafanikio yanaonekanaje. Maoni yanayopokelewa huchanganywa; mada za pamoja, maoni yanayopingana na masuala ambayo hakuna aliyeyagusa huorodheshwa kando kando. Huu si uamuzi, bali ni jedwali linalowekwa mbele ya CEO; baada ya kuchapishwa, mawakala humfuatilia kila mtu kulingana na mwelekeo huu.

Kanuni hapa imeandikwa pia kwenye kiolesura: akili bandia huandaa, binadamu huamua. Kwa mnunuzi wa taasisi hili ndilo jambo muhimu — udhibiti na uwajibikaji hubaki kwa binadamu.

Ukweli mwingine unaoweza kuthibitishwa:

• Kila mteja anafanya kazi katika hifadhidata yake ya PostgreSQL — si utenganisho wa kiwango cha safu, bali hifadhidata tofauti kimwili.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye na e-Defter (ankara ya kielektroniki ya Uturuki, ankara ya kumbukumbu, hati ya usafirishaji na daftari) zimo ndani ya jukwaa. Kwa kuwa ELPO Bilişim imo katika orodha rasmi ya waunganishaji binafsi ya GİB, hakuna haja ya mkataba tofauti na mtoaji wa muunganisho.
• Akili bandia huandaa, uamuzi hufanywa na binadamu. Mawakala hukusanya data na kutoa chaguzi; idhini hubaki kwa mtumiaji.
• Maagizo (prompts) na uchaguzi wa modeli huhifadhiwa katika hifadhidata, si katika msimbo wa bidhaa — kuboresha modeli hakuhitaji usambazaji upya.

Kwa maelezo zaidi tazama ukurasa wa Cortex.

Kurasa kwa mada

Ikiwa unatafuta kazi moja mahususi: programu ya CRM, programu ya usimamizi wa miradi, programu ya kufuatilia kazi.