ERP nedir, ne işe yarar? Modülleri, türleri ve seçimi

ERP açılımı ve kısa tarihçesi

ERP'nin açılımı Enterprise Resource Planning, yani kurumsal kaynak planlamadır. "Kaynak" burada para, stok, makine, insan ve zamandır; "planlama" bu kaynakların bir işe ne kadar gerektiğini önceden görmektir.

Kavram üretimden doğdu. 1960'lı ve 70'li yıllarda fabrikalar malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) programlarıyla reçeteden hangi malzemenin ne zaman gerektiğini hesapladı. 1980'lerde buna kapasite, satınalma ve maliyet eklendi (MRP II). 1990'larda finans, satış ve insan kaynakları da aynı sisteme girince bütün şirketi kapsayan yapıya ERP adı verildi. Bugün ERP yalnız fabrikalar için değil; ticaret, hizmet ve proje firmaları da kullanıyor.

ERP sistemi nasıl çalışır?

ERP sisteminin temeli tek veritabanıdır. Müşteri, ürün, tedarikçi ve hesap planı bir kez tanımlanır; satış da muhasebe de üretim de aynı kaydı görür. İki bölümde aynı müşteri iki farklı adla durmaz.

İkinci temel belge akışıdır. Kullanıcı bir belge girer, sistem gerisini bağlar: satış siparişi stoku ayırır, irsaliye stoktan düşer, fatura cari borcu ve muhasebe fişini oluşturur. Üretimde reçete malzeme ihtiyacını hesaplar, eksik kalan malzeme satınalma talebine döner, mal kabul stoğa girer.

Üçüncüsü rapordur. Bilanço, kârlılık, stok değeri ve satış performansı aynı kayıttan çıktığı için Excel'de birleştirilecek dosya kalmaz; rapor ay sonunu beklemez.

ERP modülleri nelerdir?

ERP programları modüllerden oluşur. Adlar ürüne göre değişir ama çekirdek hemen hep aynıdır:

• Finans ve muhasebe: hesap planı, yevmiye, mali tablolar, amortisman, beyanname, dönem sonu kapanış; kasa, banka, çek/senet, tahsilat ve nakit akışı.
• Satış: teklif, sipariş, irsaliye, fatura, iade, iskonto ve fiyat listeleri.
• Satınalma: talep, sipariş, mal kabul, tedarikçi karşılaştırma.
• Stok ve depo: çok depo, sayım, stok hareketi, seri/lot takibi, rezervasyon, stok değerleme (FIFO, LIFO, hareketli ortalama).
• Üretim: ürün reçetesi, iş emri, operasyon, malzeme ihtiyaç planlaması (MRP), kapasite, kalite kontrol, fire ve maliyet.
• İnsan kaynakları ve bordro: özlük, bordro, izin, devam, işe alım, performans.
• Müşteri ilişkileri (CRM): müşteri adayı, fırsat, teklif, kampanya, aktivite.
• Proje, belge yönetimi, onay akışları ve raporlama.

SmartERP'te hangi iş alanları var?

SmartERP 18 iş alanı üzerine kurulu; 13 modül grubunun tamamı her planda açık gelir, kullanılmayan modül kapalı durur, ihtiyaç olunca açılır. İnsan kaynakları, CRM, stok, satış, finans, üretim, proje, belge yönetimi, muhasebe, satınalma, planlama ve filo aynı üründedir.

Türkiye'ye özgü kısım ürünün içindedir: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Bilet için ayrı entegratör sözleşmesi gerekmez. Muhasebede Tek Düzen Hesap Planı (VUK) yerleşiktir; Almanya ve ABD ülke profilleri de hazırdır. Modüllerin ayrıntısı ürün sayfasında: ERP programı nedir — SmartERP modülleri.

ERP ne işe yarar? Faydaları

ERP'nin kazandırdığı şeylerin çoğu, bugün elle yapılan bir işin bitmesidir:

• Çift giriş biter: aynı fatura muhasebeye, stoğa ve cariye ayrı ayrı yazılmaz.
• Bölümler arası tutarsızlık kalkar: depodaki miktar ile kayıttaki miktar aynı kaynaktan gelir.
• Maliyet görünür: üretimde harcanan malzeme ve operasyon iş emrine bağlanır, mamulün maliyeti kendiliğinden çıkar.
• Rapor tek yerden çıkar: yönetim "hangi rakam doğru" diye sormaz.
• Yasal uyum kolaylaşır: e-Belge, beyanname ve bordro aynı kayıttan hazırlanır.
• Büyüme program değiştirmeden olur: yeni şube, depo ya da modül aynı sisteme eklenir.

ERP türleri: bulut ERP, şirket içi ERP, sektörel ERP

ERP programları üç açıdan ayrılır.

Kuruluş biçimine göre. Bulut ERP'de yazılım ve veri sağlayıcının sunucusunda durur; kurulum, yedek ve güncelleme sağlayıcıdadır. Şirket içi (yerinde) ERP firmanın kendi sunucusuna kurulur; donanım ve bakım firmadadır. Hibrit yapılarda bazı birimler bulutta, bazıları şirket içindedir. SmartERP bugün bulutta iki biçimde çalışır: paylaşımlı veritabanı ya da firmaya özel veritabanı; paylaşımlıdan özele veri taşımadan geçilir, veriler Türkiye'de barınır. Kendi sunucunuza kurulum yol haritasındadır.

Kapsamına göre. Genel amaçlı ERP her sektöre uyacak modüllerle gelir; sektörel (dikey) ERP yalnız bir sektörün işini derinlemesine yapar, örneğin yalnız otel ya da yalnız hastane.

Kökenine göre. Yerli ERP Türk mevzuatıyla doğar; e-Belge ve bordro ya ürünün içindedir ya aynı firmanın modülüdür. Küresel ERP çok ülkeli yapılar için güçlüdür; Türkiye e-Belgesi ve Tek Düzen Hesap Planı genellikle yerel iş ortağı ya da eklentiyle gelir. Türkiye'de kullanılan programların yan yana karşılaştırması: ERP programları nelerdir, karşılaştırma tablosu.

ERP ile muhasebe programı ve CRM arasındaki fark

Muhasebe programı mali kaydı tutar: fatura, cari, kasa, banka. ERP o kaydı doğuran işi de yönetir. Muhasebe programında fatura elle girilir; ERP'de sipariş, irsaliye ve fatura zaten birbirine bağlıdır, muhasebe fişi kendiliğinden oluşur. "ERP muhasebe programı" diye aranan şey çoğu zaman muhasebe modülü olan ERP'dir.

CRM müşteri tarafını yönetir: aday, fırsat, teklif, kampanya, görüşme. ERP satışın arkasındaki stok, üretim ve muhasebeyi de yönetir. Ayrı CRM ile ayrı ERP kullanan firmada teklif bir yerde, fatura başka yerde durur ve ikisi elle eşleştirilir. SmartERP'te CRM bir iş alanı olarak aynı üründedir.

Bir işletmenin ERP'ye ne zaman ihtiyacı olur?

ERP'ye geçme zamanı genellikle şu belirtilerle gelir:

• Aynı veri iki üç programa ayrı ayrı giriliyor; muhasebe, stok ve teklif farklı yerlerde.
• Ay sonunda depodaki miktar ile kayıttaki miktar tutmuyor, fark elle aranıyor.
• Bir siparişin ya da iş emrinin neye mal olduğu ancak ay sonunda, tahminle çıkıyor.
• Yönetim raporu Excel'de birkaç dosya birleştirilerek hazırlanıyor.
• Yeni şube, depo ya da üretim hattı açılınca mevcut program yetmiyor.
• e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye için ayrı programlar ve ayrı firmalar devrede.

ERP programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Tek bir "en iyi ERP programı" yoktur; doğru program firmanın büyüklüğüne, sektörüne ve kuruluş tercihine göre değişir. Karşılaştırırken şu ölçütleri her program için aynı soruyla sorun:

• Kapsam: yalnız fatura ve cari mi gerekiyor, yoksa stok, üretim, bordro da mı? Yalnız ilki gerekiyorsa ön muhasebe programı yeter.
• e-Belge: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ürünün içinde mi, ayrı lisanslı modül mü, yoksa iş ortağıyla mı geliyor? Arıza anında kime ulaşacağınızı bu belirler.
• Kuruluş: bulut, firmaya özel bulut veritabanı ya da kendi sunucunuz; veri hangi ülkede barınıyor?
• Kullanıcı sayısı: bugün kaç kişi girecek, iki yıl sonra kaç kişi?
• Uyarlama: yeni alan, ekran ya da kural eklemek için yazılım firmasına iş mi açılıyor, yoksa kullanıcı kendisi mi ekliyor?
• Büyüme: ön muhasebeden ERP'ye geçerken ürün değişiyor mu, aynı üründe mi büyünüyor?
• Destek: destek kimden, hangi saatlerde; bayi mi, üreticinin kendisi mi?
• Fiyat modeli: kullanıcı başına lisans ve yıllık bakım mı, aylık paket mi, kontör mü? Toplam maliyeti fiyat listesinden çok bu belirler.
• Deneme: kendi verinize yakın bir senaryoyla canlı demo isteyin; sunum yerine kendi faturanızın, kendi iş emrinizin nasıl girildiğini görün.

Sektöre göre ERP kullanımı

Üretim yapan firmalar için ERP'nin merkezi reçete, iş emri, malzeme ihtiyacı ve maliyettir; bunlar stok ve satınalmayla bağlı değilse ERP'nin üretimdeki faydası yarım kalır. Ayrıntısı: üretim takip programı.

Toptan ve perakende ticaret için çok depo, fiyat listeleri, iskonto, sipariş ve irsaliye akışı ile stok değerleme öne çıkar.

Hizmet ve proje firmaları için proje, faz, zaman kaydı ve hakediş; insan kaynakları ve bordro maliyetin önemli kısmını oluşturur.

Sektöre özel ekran ya da alan gerektiğinde tanım tabanlı bir yapı işinizi kolaylaştırır: SmartERP'te ekranlar ve tablolar kodda değil tanım dosyalarında durur, firmaya özel alanlar ayrı tutulur.

Excel'den ya da ön muhasebeden ERP'ye geçiş ve kurulum süreci

Geçişin uzun kısmı yazılımı öğrenmek değil, mevcut veriyi taşımak ve iş akışını sisteme oturtmaktır. Süreç genellikle şu sırayla yürür:

• İhtiyaç analizi: bugün hangi işin hangi programda ya da dosyada yapıldığı, kimin neyi girdiği çıkarılır.
• Tanımlar: hesap planı, cari kartlar, ürün ve stok kartları, depo ve şubeler kurulur.
• Veri aktarımı: cari, ürün ve açılış bakiyeleri eski programdan ya da Excel'den aktarılır.
• Akışların kurulması: teklif-sipariş-irsaliye-fatura zinciri, onay adımları, varsa reçete ve iş emirleri.
• e-Belge: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye ayarları yapılır, deneme belgeleri kesilir.
• Eğitim ve canlıya geçiş: kullanıcılar kendi işleriyle eğitilir, belirlenen tarihte eski programa giriş durur.

ERP fiyatları neye göre değişir?

ERP yazılım fiyatları firmadan firmaya ve kampanyaya göre değiştiği için liste rakamı kısa sürede eskir. Fiyatı belirleyen kalemler ise aynıdır: kullanıcı sayısı, kuruluş biçimi (paylaşımlı bulut, firmaya özel veritabanı ya da kendi sunucunuz), açılan modüller, eski programdan veri aktarımı, eğitim ve devreye alma kapsamı, e-Belge adedi.

SmartERP'te fiyat kullanıcı sayısına ve kuruluş biçimine göre belirlenir; modüller ayrı satılmadığı için modül seçimi fiyatı değiştirmez. Kendi durumunuz için teklif isteyin; teklifte hangi kalemin içinde olduğunu tek tek görün.

ERP için teklif isterken yanınıza alın

1. Bugün kullandığınız programlar ve Excel dosyaları; hangi işin nerede yapıldığı.
2. Kullanıcı sayısı, şube ve depo sayısı.
3. Kullanılacak modüller: muhasebe, stok, üretim, bordro, CRM, proje.
4. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye kullanıp kullanmadığınız ve aylık belge adedi.
5. Bulut mu, firmaya özel veritabanı mı, kendi sunucunuz mu tercih ettiğiniz.
6. Kendi faturanız ve kendi iş emrinizle canlı demo isteği.

Teklif isteklerine 24 saat içinde dönüyoruz. Hangi firmayla görüşürseniz görüşün, kalem kalem teklif isteyin; paket fiyatın içinde neyin olmadığı sonradan çıkar.

Sık sorulan sorular